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Aux professionnels qui organisent un événement ou y participent…

DÉCOUVREZ NOTRE SERVICE SUR MESURE POUR PRENDRE EN CHARGE VOTRE LOGISTIQUE ÉVÉNEMENTIELLE DE A À Z

DANS LE RESPECT DE VOS DÉLAIS ET BUDGETS

Cocktail, déjeuner & dîner privés

Evénementiel

Séminaire, conférence & salon

Stand premium & roadshow

sur cette PAGE, VOUS ALLEZ DÉCOUVRIR

→ Notre approche professionnelle pour gérer à votre place les multiples
tâches et échéances liées à l’organisation de votre événement

→ Notre équipe qui va vous guider sereinement pour chaque étape,
même si vous n’êtes pas un spécialiste de l’événementiel

→ Notre charte Qualité & Éthique pour répondre à votre politique RSE

TÉMOIGNAGES

Ils parlent de notre collaboration

Karine nous accompagne sur l’organisation de Devoxx France depuis 2012. Grâce à son travail et son aide, nous sommes passés de 900 à 3000 participants, au Palais des Congrès à Paris. Je recommande ses qualités d’organisation, son calme et sa capacité à gérer les plus gros soucis avec une zénitude et une efficacité hallucinante. C’est quelqu’un qui compte beaucoup pour nous sur notre événement.
Nicolas

Co-organisateur, Devoxx France

J’ai travaillé avec Karine pour la construction, l’aménagement et l’animation de mon stand à l’occasion d’un salon professionnel.
Karine est efficace, trouve toujours des solutions et reste de bonne humeur quoi qu’il en soit ! Je recommande sans hésitation.
Alina

Chef de projet événementiel

J’ai travaillé avec Karine lors de plusieurs conférences pour organiser la présence de Google et à chaque fois ce fut efficace et un plaisir. Quel que soit le problème posé, Karine a toujours su proposer des solutions avec sourire et professionnalisme. C’est un véritable soulagement de savoir que l’on peut lui confier une liste de demandes et de savoir qu’elle saura les traiter rapidement.
Alexis

Developer Relations, Google France

QUI SUIS-JE ?

Bonjour, je suis Karine


Avec mon équipe, nous aidons les professionnels
à se libérer l’esprit et à rester sereins pendant toute la préparation liée à l’organisation ou à la participation de leur entreprise à un événement

pour rayonner dans votre domaine et atteindre vos objectifs commerciaux.

Nous mettons à votre service nos compétences en organisation et gestion de projets complexes pour vous libérer du temps et vous consacrer à ce qui est essentiel pour vous.

3 ÉTAPES simples pour donner vie

à votre projet événementiel…

ÉTAPE ❶

PARTAGEZ AVEC NOUS VOTRE PROJET

💡 Quelle est la date envisagée
pour cet événement ?
💡 Quelle est son orientation
stratégique (objectif, lieu, invités, cadeaux, impératifs…)
💡 Quel est le budget à respecter ?

 ÉTAPE ❷

Nous VOUS PROPOSONS
SOUS 14 JOURS :

💡 Une vision claire, détaillée et illustrée de votre événement pour vous projeter
💡 Un rétro-planning de chaque étape à étudier et à valider ensemble
💡 Un devis par poste budgétaire à discuter ensemble

ÉTAPE ❸ 

Nous gÉRONS TOUT À VOTRE PLACE

💡 La production totale de l’événement avec la gestion des prestataires
💡 La prise en charge complète de la logistique et des plannings incluant notre présence le jour J
💡 Le suivi administratif devis/factures

Nous sommes à votre service, à toutes les étapes !

Notre équipe opérationnelle prend en charge tous vos projets
même les plus complexes !

 

Karine
Directrice
Projets

Athalane 
Chargée de projet événementiel

Jeff
Chargé de
Logistique

Maryne
Chargée de
communication

Mélodie
Assistante administrative

Karine
Directrice
Projets

Athalane 
Chargée de projet
événementiel

Jeff
Chargé de Logistique

Maryne
Chargée de
communication

Mélodie
Assistante
administrative

 Depuis 2009, nous entretenons un rapport privilégié avec nos clients.

Toujours dans le respect des budgets et dans la bonne humeur !

CHARTE ÉTHIQUE

& SOLIDAIRE

Pour mieux encadrer la gestion de vos événements ainsi que notre quotidien à l’agence,

nos prestations sont encadrées par une charte Éthique & Solidaire écrite par notre équipe et articulée autour de 3 points importants pour nous :

🌿 Notre engagement éco-responsable pour des prestations plus respectueuses de l’environnement

🌿 La fluidité de nos processus pour une gestion cadrée des différentes étapes de votre projet

🌿 Le haut niveau d’exigence globale de notre sourcing partenaires pour la réussite de votre projet

Cliquez sur la couverture pour lire l’intégralité de nos engagements.

PRENEZ RDV AVEC KARINE

Je vous propose de nous appeler pour échanger sur votre projet

Cet appel est gratuit et ne vous engage à rien.
Il se déroulera par téléphone et durera environ 30 minutes. Pour cela, il vous suffit de sécuriser votre créneau en cliquant ici.

Vous serez appelé à l’heure indiquée par Karine Vacca pour en discuter.

Grâce à cet appel, vous allez découvrir :

🌟 La faisabilité de celui-ci en fonction de vos contraintes de temps et de budget

🌟 Les conditions à respecter pour assurer le succès de votre événement

🌟 Nos recommandations logistiques pour organiser votre projet.

À la fin de cet appel, vous aurez toutes les informations pour un événement réussi.

Et si vous le souhaitez, nous vous fournissons ensuite un projet avec rétro-planning et devis détaillé sous 14 jours.

NB : le montage général de votre dossier est également gratuit

Vous serez engagé uniquement après la validation du projet.

#FAQ

NOS RÉPONSES À VOS QUESTIONS

⚡️ Quel type d'événement pouvez-vous prendre en charge exactement ?

Nous pouvons intervenir sur l’organisation de tout type d’événements professionnels :
❶ cocktail, déjeuner, dîner ou soirée privée à thème (Noël, lancement produits…)
❷ séminaire, conférence, forum ou salon que ce soit en présentiel, en digital ou en phygital !
❸ construction de vos stands ou organisation de vos roadshows.

Nous pouvons gérer la recherche de lieu, la scénographie (décor, fleurs, lumière…), le traiteur, l’accueil, la sécurité, les badges, les déplacements, les animations (musique, spectacle, cocktails…) , les programmes, la communication… la seule limite est notre imagination 😜

Nos clients sont implantés en France ou plus loin (Europe, États-Unis, Israël, Afrique du Nord…). Nos équipes parlent anglais pour le suivi de leurs dossiers.

⚡️ Quelle est votre zone géographique d'intervention ? France ? Europe ?

Notre zone d’intervention est principalement l’île-de-France car une très grande majorité des événements se tiennent à Paris ou en très proche banlieue. Nous nous déplaçons ponctuellement en province ou organisons des roadshows sur la France et les pays limitrophes.

De la même manière, nous intervenons pour des constructions de stands en Allemagne, en Espagne, en Suisse, y compris pour la livraison de goodies sur les stands.

⚡️ Et des événements musicaux ? ou avec de la technique audio-vidéo un peu complexe comme de la re-transmission ?

Nous pouvons prendre en charge des événements nécessitant du matériel technique en audio / vidéo et avec une scénographie très poussée (brouillard, lumière…)

Pour les conférences, nous gérons à la fois la projection et la captation si vous souhaitez récupérer les enregistrements pour les diffuser sur des plates-formes de streaming en direct ou en différé.

De la même manière, nous pouvons gérer les événements musicaux.

Nous nous entourons, pour des cas très spécifiques de directeurs de production et de régisseurs qui sont habitués le jour J à intervenir et à suivre tous les petits détails de ces événements.

Suite à vos demandes, nous pouvons également prendre en charge l’organisation de vos événements digitaux grand public dans des studios avec des streamings en live, voir des événements en Phygital (moitié présentiel, moitié distanciel)

⚡️ Pouvez-vous prendre en charge l'intégralité de l'organisation d'un événement (graphisme, emails, réseaux sociaux, impression, site web...)

Vous pouvez tout à fait nous confier la gestion d’une partie spécifique de votre événement tout comme son intégralité. Nous avons plusieurs cordes à notre arc afin de vous proposer un panel de prestations allant de l’élaboration du concept à la récolte des retours après événement, en passant par la communication autour de celui-ci ou encore sa charte graphique.

⚡️ Dans mon brief, je n'ai pas d'idée de budget à allouer. Est-ce une donnée obligatoire pour étudier un projet avec vous ?

Absolument pas – vous pouvez nous donner une approximation et c’est un bon début. Cela nous permettra en effet de vous présenter les axes prioritaires du projet et ce qui l’est moins en option.

⚡️ J'ai un petit budget, puis-je faire appel à 3.2.1 idCom quand même ?

Bien-sûr. L’agence est ouverte à tous les projets. Après présentation de votre brief, nous pourrons vous accompagner et vous proposer un service en accord avec votre budget.

En effet, nous travaillons certains points en interne et d’autres avec des partenaires choisis rigoureusement qui réussissent à proposer des services et articles de qualité tout en essayant de les garder accessibles. Nous serons également de bon conseil afin de vous orienter vers des prestations qui répondront à vos attentes, sans mettre à mal votre budget.

⚡️ Pourquoi me demander un budget lorsque je demande un devis ?

Un budget nous sert de base afin de jauger les possibilités qui s’offrent à nous. Selon la demande, connaître le budget nous permettra d’éviter de proposer des prestations qui ne correspondraient pas au standing de l’événement.

Cela sert également à garder une certaine lucidité face à la demande. Si une multitude de services sont demandés, il nous faut savoir dès le début si cela sera faisable en fonction du budget. A l’inverse, si nous voyons que le budget est plus élevé par rapport à votre demande, nous vous proposerons les services les plus justes qui correspondront le plus à votre demande. Soyez assurés que le but n’est pas de dépenser pour dépenser ou d’augmenter nos prix pour coller à votre enveloppe ! Si il y a un reliquat, nous vous le ferons savoir. A vous alors de choisir de rajouter des éléments à votre projet ou non.

⚡️ J'ai peur de ne pas avoir le temps de gérer vos interrogations tout au long du projet

 Faire appel à nous signifie que vous n’aurez qu’un seul interlocuteur pour échanger et valider votre projet, une seule personne qui centralise tout à votre place. 

Tous nos clients nous indiquent qu’au contraire c’est bien plus facile de n’avoir qu’à valider les points d’orientations, les quantités, les BAT… donc ne vous inquiétez pas, vous trouverez le temps car cela ne nécessite que des points réguliers entre nous. Le reste du temps, vous pourrez vous consacrer à vos autres dossiers courants.

⚡️ Pouvez-vous prendre en charge de petits dîners privés professionnels ?

Nous ne reculons devant aucun projet, petit ou grand. Faîtes-nous part de vos besoins et épatons vos invités !

⚡️ Faites-vous tout en interne ou travaillez-vous avec des prestataires ?

Une partie des services fournis est élaborée en interne et pour certains services, nous faisons appel à des prestataires. Pour la très grande majorité, nous travaillons avec eux depuis plusieurs années et nous entretenons une relation de confiance car nous les avons choisis rigoureusement pour le suivi de nos process internes pour un gage de qualité. 

Nous vous invitons à lire notre charte éthique et solidaire plus haut.

 

⚡️ Je participe à un salon et j'ai un stand à aménager. Je souhaite un stand personnalisé. Que pouvez-vous prendre en charge exactement ?

Participer à un salon au travers d’un stand est un événement à part entière !
Nous étudierons ensemble vos besoins et organiserons la mise en place du stand. Nous traitons très régulièrement les demandes suivantes :

  • Pose de fond de stand personnalisé (graphisme + impression + pose le jour J)
  • Création et fabrication de meubles sur mesure (comptoir, banc, créations originales…)
  • Location, achat de meubles, décorations et vidéos
  • Animations sur stand : culinaire, activité manuelle, massage, jeux vidéos…
  • Pancartes ou ballon géant suspendus par drisses au-dessus des stands 

N’hésitez pas à aller voir dans la partie expertise, une vidéo présente une partie des stands réalisés

⚡️ Si mon événement se déroule en dehors des horaires d'ouverture de l'agence, pourriez-vous vous en occuper ?

Les horaires de l’agence sont prévues pour la bonne organisation du travail. En revanche, les événements étant ponctuels et nécessitant une gestion en temps réel, le(s) jour(s) J, nous serons bien évidemment à disposition, sur place ou par téléphone, en fonction de l’événement.

⚡️ Organisez-vous des mariages ?

Nos clients sont des professionnels qui organisent des événements pour les cibles que ce soit des professionnels (B2B) ou des particuliers (B2C). Par contre, nous n’organisons pas de mariage ou de fête pour des particuliers.

⚡️ Une fois le devis reçu, combien de temps est-il valable ?

Habituellement, ils sont valides 30 jours mais il peut arriver qu’ils soient valides pour une durée plus courte, souvent en raison de la fluctuation très rapide des prix des achats nécessaires au projet.

Cette date est systématiquement spécifiée sur nos devis.

⚡️ Nous devons référencer nos prestataires et nous fonctionnons avec des n° de bons de commande. Pouvez-vous suivre cette partie ?

Nous sommes déjà référencés chez beaucoup de grandes entités internationales ou françaises. Nous sommes habitués aux formulaires et autres documents demandés y compris les documents américains (W-8BEN). Donc aucun souci pour entamer ce type de démarches en interne !

⚡️ Quelles sont les conditions de paiement habituelles ?

Selon les prestations, il existe deux cas de figure :
– paiement 100 % avant événement (location, animation…)
– paiement d’un acompte à la signature du projet, entre 50 et 70% selon les postes budgétaires. Le solde à 30 jours. En effet, il arrive que nous devions régler les prestataires en partie avant les prestations pour avoir une confirmation qu’il soit présent et la plupart demande un paiement avant prestation pour éviter les mauvaises surprises de non paiement.

Malheureusement, 3.2.1 idCom ne peut pas prendre en charge ce type d’avance de trésorerie

⚡️ J'aimerais faire venir des invités étrangers, est-il possible que vous vous chargiez également de leur transfert, logement ?

Il est tout à fait possible de formuler cette demande intégrée à votre événement.

Nous pouvons organiser le transfert (avion/train, transmission des informations, hôtel/logement, taxi…). L’agence propose ses services également en anglais, nous pourrons donc communiquer avec les invités étrangers si besoin.

⚡️ J'ai besoin d'organiser un événement professionnel, mais je n'y connais rien et je n'ai pas d'idée... pouvez-vous m'aider ?

Justement au-delà de gérer l’opération et de l’organiser, l’agence a également un rôle de conseil.

Selon vos objectifs, nous échangerons et validerons vos objectifs stratégiques ensemble (idées, concepts…) puis chacun des postes un par un.
Notre expertise est à votre disposition afin de créer votre événement de rêve, qui ravira vos invités et remplira l’ensemble de vos objectifs.

⚡️ Faites-vous également des recherches de lieu ?

La recherche du lieu fait partie intégrante de nos services quand nous travaillons sur un événement. Il suffira de nous communiquer la date, le nombre d’invités et souhaits particuliers, puis nous établirons une liste de lieux, que nous visiterons ensemble.

Si vous disposez déjà d’un lieu, cela ne pose aucun problème.

⚡️ Si l'agence s'occupe de mon événement de A à Z, comment puis-je suivre l'évolution du projet ?

L’agence met à disposition plusieurs outils de suivi projet : RDV réguliers, un serveur Discord dédié pour échanger sur votre propre canal dédié avec Karine et le ou les collaborateurs concernés par le dossier ainsi que des documents partagés pour le bon suivi (planning, budget…)

Naturellement, vous aurez également le numéro de téléphone et l’e-mail de votre chargé de projet au sein de l’agence. 

⚡️ J'ai peur d'être perdu avec tous les points que nous aurons à valider ensemble

Notre démarche est de faire perdre le moins de temps possible à nos clients. C’est pourquoi la validation des points d’un événement est organisée de façon claire et efficace.

Nous nous occupons de tout, pas d’inquiétude à ce niveau-là.

⚡️ Mon événement est dans quelques semaines et je n'arrive plus à gérer. Pouvons-nous envisager de vous le transférer ?

Il est possible de nous transférer votre événement. Dans ce cas, il faudra alors nous communiquer tous les éléments en votre possession afin que nous puissions les examiner et reprendre l’organisation au plus vite et de la manière la plus productive possible.

⚡️ Le salon où j'ai un stand est dans 7 jours. Peut-on encore faire quelque chose ?

Même si les délais de production et de validation restent très courts, il est peut être encore possible de faire quelque chose. 

Mais ne perdez pas de temps à nous contacter car toutes les heures sont très précieuses à si peu de temps d’un salon, surtout si votre projet n’est pas basique.

⚡️ Pouvez-vous prendre en charge des tournées complexes de type roadshow en France ?

Nous travaillons ponctuellement sur ce type de dossier – vous pouvez donc nous contacter.

Pour ce type de demande très particulière, nous intégrons systématiquement une Directrice de Production dédiée et un régisseur les jours J de votre tournée.

 Tournée possible : France, villes limitrophes dans les pays frontaliers.

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